Jak udělat festival – 3.

V minulých dílech jsme zajistili prostory a nejnutnější vybavení festivalu. Dnes se podíváme na další aktivity, které je při přípravě festivalu potřeba vyvinout.

Zajistění zázemí festivalu a obsluhy, o kterých si můžete přečíst minulém dílu seriálu, se dají velmi dobře provádět souběžně s následujícími aktivitami. V této části by se dal zjednodušeně navrhnout postup a použiji tedy ten, který jsme dodrželi my:

• dramaturgie
• předběžná propagace
• oslovení sponzorů
• propagace

4. dramaturgie

Při našem nultém ročníku jsme oslovili kapely, které byly ochotny přijet zadarmo, příp. ty vzdálenější za minimální cesťák. Ve většině šlo o kapely v okruhu 40km. Tím jsme samozřejmě nemohli udělat program, jaký bysme si představovali, ale jako pokus to bylo dobré. Nultý ročník navštívilo průběžně cca 250 lidí, kteří vlastně nepřišli na konkrétní kapely, ale na akci s označením „country“. Pro první ročník, tentokrát již se vstupným, jsme se na dramaturgii zaměřili a dovolili jsme si více. V každém případě je třeba počítat s tím, že kdykoli může jakýkoli interpret vypadnout z nejrozmanitějších důvodů, např. kapela se rozpadne, někdo onemocní, autonehoda po cestě na akci atd. Je dobré mít připraveny náhradníky nebo jiné řešení.

Kapely nejsou zdaleka jedinou možností, jak naplnit dramaturgický obsah. Zrovna tak můžete hudební vystoupení proložit vystoupeními tanečních skupin a dalšími atrakcemi 🙂

Své místo na festivalu má i konferenciér. Nejenže představí kapely, které nejsou až tolik známé, ale hlavně vyplní místa, kdy jeden interpret odchází a další se připravuje a také provede návštěvníky celou akcí.

5. předběžná propagace

Ve chvíli, kdy jsme měli jasno v dramaturgii, nastal čas pro zajištění peněz a bylo potřeba, aby se o akci začalo mluvit. Vytiskli jsme předběžný plakát A4 nebo A3 s datumem, logem a kapelami a jako jeho zmenšeninu i letáčky A6. Plakáty i letáčky jsme rozdali po našich známých a ti je rozdávali dalším známým atd. Samozřejmě není špatné udělat akci webové stránky. A nejlepší způsob reklamy je rozkecat to po hospodách a akcích. Tam jsou lidi, kteří chodí mezi lidi.

6. oslovení sponzorů

Je těžké radit jak jít na sponzory, žádný jednoznačný postup není. Nejjednodušší je oslovit kamarády a známé, kteří se o tuto hudbu zajímají a nejlepší je to v případě, kdy dotyčnému může pomoci prezentace jeho firmy na vaší akci, formou umístění jeho reklamní tabule, příp. další materiálů. Navíc sponzoring jako takový se v našich krajích příliš nenosí, takže tu půjde spíše o uzavření Smlouvy o reklamě, která bude firmu něco stát. Je dobré ukázat potenciálnímu sponzorovi např. letáčky a plakáty, aby viděl, že se opravdu něco děje a na co že to vlastně má dát peníze. V budoucích letech materiálů přibyde, pokud vám nadšení k pořádání akce vydrží a můžete ukázat fotky, video na DVD atd.

7. propagace

Plakáty na ostro, případně letáčky, můžete vytvářet ve chvíli, kdy máte zajištěné i sponzory. Jejich loga by na plakátech a dalších reklamních materiálech akce neměly chybět, ale co všechno pro sponzory musíte udělat, by měla specifikovat smlouva. Na plakáty jsme u nás museli použít firmu, která se výlepem na svých plochách zaobírá. Na plochy v širším okolí, resp. vývěsní tabule v přilehlých vesnicích, jsme plakáty rozváželi a lepili sami.

Dobrou formou reklamy je také regionální tisk, takže můžete sepsat tiskovou zprávu a odeslat ji deníkům a dalším médiím v regionu. Tuto zprávu můžete samozřejmě poslat i na všelijaké hudební a regionální servery. Pokud máte možnost a chuť, můžete si zaplatit i reklamní spoty v regionálním rádiu, nebo se pokusit s rádiem dohodnout na mediálním partnerství za nižší ceny nebo dokonce zdarma. Dobrou formou reklamy na rozhlasových stanicích jsou např. soutěže o vstupenky na akci.

Zmínil jsem výše i vlastní webovou prezentaci festivalu, která, když u je, by měla obsahovat aktuální alespoň zásadní informace. Nejlepší je mít aktualizováno vše, ať je vidět, že se něco hýbe.

Související články:
Jak udělat festival – 1. díl
Jak udělat festival – 2. díl
Jak udělat festival – 4. díl
Jak udělat festival – 5. díl