Jak udělat festival – 5.

Přichází poslední díl tohoto seriálu se svým heslem: a už je to tady.

Zbývá posledních pár úkonů, nervozita graduje. Máte smíšené pocity jestli jste na něco nezapomněli, jestli bude stačit 15 sudů piva, co si stánkaři dovezli, jestli přijdou lidi a budete mít na zaplacení kapel, kdo nás zase kde pomluví, že něco nevyšlo atd. 🙂 Takže jdeme do toho? Nastává den D a máte dojem, že všechno už je připraveno… ale přeci jen ještě něco chybí:

13. instrukce a informace pro návštěvníky a účinkující

U velkých akcí bývá zvykem, že každý návštěvník při vstupu do areálu dostane časový rozvrh kdy kdo hraje a materiál může obsahovat i spoustu dalších informací, včetně reklam sponzorů. Takové informace můžete návštěvníkům sdělit i jinak, ale co je psáno, to je dáno. Osvědčilo se nám rozvěšení instrukcí, jako zákazy vstupu do určitých prostor a další, formou plakátů. Rozvěsit také přibližný harmonogram (kdo kdy hraje) je výhodné proto, abyste nemuseli hledat stále ve svých poznámkách a každému účinkujícímu vše opakovat. V době pořádání akce máte tolik jiných starostí (pokecat se známými, řešit přetékající odpadkové koše nebo špatně parkující řidiče, dát si panáčka…), že se vyplatí se pokusit alespoň některým zbytečným starostem předejít.

14. vstupenky a označení

Pokud chcete vybírat vstupné, měla by být zajištěna kontrolovatelnost množství prodaných vstupenek (např. i pro následné výpočty poplatků). Náš nultý ročník bez vstupného toto neřešil, ale při prvním ročníku jsme se na místo vstupenek rozhodli pro nákup číslovaných handstripů, což jsou papírové barevné náramky, které se při pokusu sejmout je, roztrhají = znehodnotí. Použili jsme 3 různé barvy: 1. na pátek, 2. na pátek i sobotu a 3. pouze pro kapely, aby bylo rozlišeno kdo smí nebo nesmí do vyhrazených prostor.

A závěr přidávám soupis všech činností v bodech, přibližně seřazených.

V několika měsících před akcí musíte zařídit:

• oprávnění k pořádání akce
• prostor pro akci a elektrickou přípojku
• ohlásit obci konání akce
• sehnat vybavení festivalu, jako je pódium, sezení pro návštěvníky, zázemí pro kapely, WC a vodu, odpadkové koše, zvuk a osvětlení a případně přístřešky pro návštěvníky
• ujasnit si rozpočet festivalu a nespoléhat příliš na příjmy ze vstupného
• předběžná propagace – materiály pro sponzory
• utvořit dramaturgii + smlouvy s účinkujícími
• financování – sponzoři
• propagace
• pronajmout prostory stánkařům – občerstvení a uzavřít s nimi smlouvy
• min. 10 dní před akcí ohlášení OSA

Během akce potřebujete:

• pořadatelský tým
• technický personál jako jsou hasiči a zdravotníci
• vstupenky nebo handstripy
• vybavení, které jste pracně sháněli před akcí
• autodopravu na rozměrné věci
• výdajové doklady při vyplácení účinkujících a případně i pořadatelů a dalších
• příjmové doklady, pokud budete kasírovat stánkaře v hotovosti až na místě
• bianko repertoárové listy, které vám kapely na místě vyplní, pokud už jste je nedostali před akcí, protože po akci už to z nikoho nedostanete
• informovat kapely a návštěvníky o organizaci akce, časovém harmonogramu apod.
• vázací drát a kus nářadí se může hodit vždycky

Po akci je třeba:

• provést vyúčtování
• odvést poplatky ze vstupného obci
• poslat na OSA repertoárové listy, počty+hodnoty vstupenek a následně zaplatit autorské poplatky
• a hlavně: poučit se z chyb 🙂
• začít chystat další ročník

No a to je asi tak všechno. Doufám, že tento seriál nikoho neodradí, ale naopak pomůže v začátcích. Pokud jsem na něco přeci jen zapomněl, klidně mi okřikněte přes komentáře a doplňte. Pokud se vám seriál líbil, klidně mne pochvalte – mám to rád, no a nakonec pokud se vám nelíbil, neříkejte mi to 🙂

Související články:
Jak udělat festival – 1. díl
Jak udělat festival – 2. díl
Jak udělat festival – 3. díl
Jak udělat festival – 4. díl