Další díl seriálu bude opět kombinací faktů a vyprávění našich zkušeností, které jsme si museli užít během pořádání a příprav našeho festivalu.

Před samotnou akcí je nutno provést spoustu aktivit, jednání a telefonátů. Pořadatel musí mít oprávnění k pořádání akce, např. živnostenský list, s čímž souvisí i to, že by měl sbírat veškeré příjmové a výdajové doklady s akcí související – vést účetnictví. Vzhledem k tomu, jak jsem psal v minulém dílu, jsme měli vyhlídku jen na plácek s elektrikou a vše ostatní museli sehnat a dovézt, budu se tady fázi příprav věnovat dost obšírně.

V této fázi není možné jednoznačně doporučit posloupnost u všech aktivit, ale v posledním dílu seriálu se o to pokusím…

1. zajistit prostor

Máme sice vyhlídnutý pozemek, ale znamená to, že je potřeba se domluvit s majitelem pozemku na možnost jeho použití pro naše účely, za kolik a s jakými podmínkami. V našem případě to je obec, pod jejíž patronací akci pořádáme.

Elektrická přípojka musí splňovat požadavky zvukaře a osvětlovače, stánkařů. Doporučuji se obrátit na odborníka, který poradí co a jak, kolik stánků a spotřebičů pak bude možno připojit apod. Pokud přípojka není dost silná, dá se vypomoci např. dieselovou centrálou. Jsou i firmy, které centrály půjčují. Dnešní centrály jsou velice tiché, ale přesto si raději ověřte předem, jestli svým provozem nebude rušit produkci.

2. zajistit zázemí

Druhá důležitá věc po získání prostor je pódium. Možností je jistě více, od amatérských nerozebiratelných dřevostaveb nebo konstrukcí z lešenářských trubek, ale pozor na bezpečnost. Pokud se podium zřítí, může dojít ke zničení aparatury, nástrojů a v neposlední řadě i újmám na zdraví. My jsme získali možnost si pódium 7x4m bez podlahy vypůjčit z místního letního kina. Při té příležitosti jsme si vypůjčili i lavice, což jsme při nultém ročníku podcenili a 25 ks lavic rozhodně nestačilo. Návštěvníci si neměli kam sednout a odcházeli ihned po skončení produkce kapely, “za kterou přišli”. Sestavitelnou podlahu pódia jsme si vypůjčili z městského divadla – výška cca 0,50 cm.

Tahle položka vypadá sice samozřejmě, ale my jsme ji při nultém ročníku lehce podcenili a pak jsme sháněli odvoz rozměrnějších věcí na poslední chvíli. Takže doprava.

Zázemí pro kapely a pořadatele je naprostou nutností. Kapely si někde musí odložit nástroje a naladit, aniž by tím nějak rušily právě probíhající produkci. V nejhorším případě postačí prostory za pódiem, nejlepší je však zastřešený prostor (kdyby náhodou pršelo) a samozřejmě zabezpečení proti krádeži. Pořadatelé se sice mohou pohybovat po celém areálu, ale výhodný je jakýsi štáb – hlavní stan, na uschování všeho možného, vyplácení kapel, případně i pro poskytnutí ošetření atd.

Sice si každý uvědomuje, že open air festival může prodělat změny počasí, ale jako doporučení je pár přístřešků pro diváky, ať jako stínění před sluncem, tak i částečná pomoc pro část publika před děštěm.

To je k pozemku a jeho vybavení pro účely festivalu úplný základ. Jako další starost kolem pozemku je:

3. zajistit obsluhu

Ozvučení a osvětlení – tyto dvě záležitosti spolu více či méně souvisí. Zvukař rozhodně dokáže zabít celou akci! Ale pokud máte dobrého zvukaře, je sice pěkné, když se z pódia valí bezvadný zvuk, ale dojem může zkazit fakt, že účinkující nejsou na pódiu vidět. Osvětlení pódia spousta pořadatelů podceňuje a pak také podle toho vypadají i fotky kapel z “hlavních časů”. Nezanedbatelné, kvůli bezpečnosti návštěvníků, je také osvětlení zbytku areálu.

Stánky s občerstvením jsou další nezbytnou položkou a pronájem míst pro stánkaře může znamenat výrazné příjmy do rozpočtu festivalu. Kamarádství a charita je hezká věc, ale vám může občerstvení vytrhnout trn z paty. V našem úvodním nadšení jsme si říkali, že to neděláme pro peníze, ale faktem je, že dát kamarádovi možnost vydělat a pak “ze svého” zaplatit prodělek… proč, že? Byznys je byznys 🙂

Když jsou stánky, tak se pije a jí a když se pije a jí, tak jsou i odpadky. Spousta kelímků od piva, pokud nechcete pořád zametat rozbité sklo, tácky od buřtů a další bordel. A pokud vybavíte areál odpadkovými koši, pravděpodobně se během akce bude muset někdo postarat o vysypávání plných košů a na konci akce budete muset odpadky někam odvézt. V každém případě doporučuji dát si jako podmínku při pronájmu prostorů pro stánky s občerstvením, že nesmí být prodáváno žádné zboží ve skle.

Pokud se rozhodnete nevybírat vstupné, ušetříte si také starosti s pořadateli – lidmi u pokladny a hlídání areálu kvůli neoprávněnému vstupu. Nicméně nějaký pořadatelský tým byste mít měli. Na festivalu je pořád potřeba něco řešit, postarat se o kapely, uklízet plné koše, usměrňovat rozvášněné opilce atd. Někdy může být problém “sehnat lidi” natolik závažný, že na akci pak vládne chaos a nic neklape jak by mělo. V našem případě jsme museli také zajistit lidi, kteří umí postavit pódium a pomoci s roznášením lavic k sezení.

Pokud chcete na akci dělat oheň, měli by na něj dohlížet hasiči. A protože úrazy se dějí při všech lidských činnostech, měl by být na akci přítomen i zdravotník, který dokáže poskytnout první pomoc.

Voda pro základní hygienu a WC – k tomuto snad není nutno nic moc dodávat. Snad jen, že cenu mobilních WC jsme domluvili se slevou, formou sponzoringu a na nultý ročník jsme objednali jen 1 budku. Pro náš počet návštěvníků, tedy odhadem 300, doporučuji jako minimum 2 WC budky, ale pravda je, že hygienické předpisy můžou hovořit jinak 🙂

 

Související články:
Jak udělat festival – 1. díl
Jak udělat festival – 3. díl
Jak udělat festival – 4. díl
Jak udělat festival – 5. díl