Čtvrtý díl se bude celý věnovat jen nezbytné administrativě, protože jí také není málo.

Základní administrativní počiny jsou dva, ale papírování vás bude pravděpodobně provázet celými přípravami i konáním akce:

  • Oznámení o konání akce
  • Oznámení o konání hudební produkce
  • Smlouvy a faktury
  • Repertoárové listy
  • Výdajové doklady

8. oznámení o konání akce

U nás se tomu běžně říká “povolovačka” a vyplňuje se papírový nebo webový formulář na stránkách našeho Městského úřadu. Jak a kde řešit povolovačku ve vašem regionu, zjistíte na svém zastupitelstvu. Každá obec si může pomocí místních vyhlášek upravit dobu, do které se akce povolují a jaké údaje a splněné podmínky k povolení akce vyžadují. Než se pustíte do dalšího zařizování, měli byste mít povolení akce v ruce.

U akcí, kde se vybírá vstupné, se pravděpodobně budete muset zaobírat označováním nebo číslováním vstupenek a následně z prodaných vstupenek odvést poplatky obci.

9. oznámení o konání hudební produkce

Nejpozději 10 dní před konáním prvního dne akce musíte vyplnit opět buď papírový nebo online formulář a odeslat na OSA, ať u vás zazní nebo nezazní písně zastupovaných autorů. Oznámit se (ze zákona) musí všechny hudební produkce. Jak se vypočítávají autorské poplatky, které po akci odvedete a další aktuální informace, se dočtete na www.osa.cz. Na svých stránkách má OSA dokonce i kalkulačku na výpočet poplatků. Celkem příjemnou změnou od roku 2006 se stalo to, že již OSA nevypočítává poplatky z kapacity prostranství nebo areálu, ale ze skutečně prodaných vstupenek.

Při vyplňování formuláře bych rád doporučil toto: zavolat si konkrétní referentce nebo referentovi, pod které místně spadáte (viz kontakty na stránkách OSA) a domluvit si, že:
a) repertoárové listy interpretů zašlete bezprostředně po akci – vzor repertoárového listu má OSA na svém webu
b) po akci dodáte také počty a hodnoty prodaných vstupenek
A na základě této domluvy nevyplňujte tyto údaje ve formuláři. Pokud nemáte rádi Českou poštu, jako já, pak tyto údaje můžete poslat faxem nebo mailem a očekávat výměr autorských poplatků. Pokud nemáte jiné potvrzení, např. od obecního úřadu, OSA bude po vás chtít čestné prohlášení o počtu prodaných a využitých volných vstupenek

10. smlouvy a faktury

Je jen na vás jakým způsobem se domluvíte se sponzory, ale jedním z řešení je již zmiňovaná Smlouva o reklamě, na jejíž základě se vystaví faktura na smluvenou částku.

Další druh smlouvy může být Smlouva o hudební produkci s interprety – kapelami. Opět je to na vás a kapelách, jakým způsobem se domluvíte a jestli smlouvy vůbec budou.

Zrovna tak smlouvou můžete dohodnout a stanovit podmínky pro stánkaře, dodavatele mobilních WC a dalších služeb.

11. Repertoárové listy

OSA je vyžaduje a postačí, když vám je interpreti vyplní v den konání akce přímo na místě. Není špatné, pokud hrají vlastní repertoár, aby doplnili informaci, že nejsou zastupování OSA a nepřejí si, aby za jejich produkci OSA vybírala poplatky. Nám se však stalo, že jeden člen kapely vyplnil playlist s tímto dodatkem a OSA si vyhledala ve své databázi, že autor uvedený u některých písní zastupován je i přesto, že žádná z ostatních kapel zastupována nebyla, zaplatili jsme dodatečně poměrnou část autorského poplatku.

12. Výdajové doklady

Honoráře a cesťáky by se měly proplácet kapelám na základě vašeho výdajového dokladu, resp. příjmového dokladu kapely, abyste mohli tyto peníze odepsat jakožto výdaje v účetnictví.

 

Související články:
Jak udělat festival – 1. díl
Jak udělat festival – 2. díl
Jak udělat festival – 3. díl
Jak udělat festival – 5. díl